Chiwa Pay
Daftar Sekarang

Kebijakan Privasi dan Pemrosesan Data

Versi Sebelumnya
Versi saat ini

Versi Sebelumnya
Versi saat ini
Dalam dokumen ini

  1. Pendahuluan

    Kebijakan Privasi dan Pemrosesan Data ini menjelaskan bagaimana Chiwa Pay mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, memproses, mengungkapkan, melindungi, dan mengelola data pribadi maupun data lainnya yang diperoleh sehubungan dengan penggunaan layanan Chiwa Pay.

    Chiwa Pay dioperasikan oleh PT Chiwa Lentera Nusantara, berkedudukan di Chiwa Workspace, Baratan, Candibinangun, Kecamatan Pakem, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55582.

    Kebijakan ini berlaku bagi pemilik akun, Merchant, calon Merchant, pengunjung website, pengguna dashboard, pengguna API, Pelanggan yang melakukan pembayaran kepada Merchant, dan pihak lain yang berinteraksi dengan layanan Chiwa Pay.

    Kebijakan ini dibaca bersama Syarat dan Ketentuan Chiwa Pay. Istilah yang dimulai dengan huruf kapital, seperti Pengguna, Merchant, Pelanggan, Transaksi, dan Kredensial, memiliki arti sebagaimana didefinisikan dalam Syarat dan Ketentuan.

    Dengan mengakses dan/atau menggunakan layanan, Pengguna menyatakan telah membaca dan memahami Kebijakan ini. Untuk pemrosesan yang mensyaratkan persetujuan menurut peraturan perundang-undangan, Chiwa Pay akan meminta persetujuan secara tersendiri, jelas, dan dapat dibuktikan.

  2. Peran Chiwa Pay dalam Pemrosesan Data

    Terhadap data pribadi Pengguna, seperti data akun, data Merchant, dan data verifikasi, Chiwa Pay bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan (pengendali data pribadi).

    Terhadap data pribadi Pelanggan yang dikirimkan Merchant untuk pemrosesan Transaksi, Merchant bertindak sebagai pengendali data pribadi dan bertanggung jawab atas dasar pemrosesan awal serta instruksi yang diberikan kepada Chiwa Pay. Chiwa Pay bertindak sebagai prosesor data pribadi sepanjang memproses data tersebut atas instruksi Merchant untuk menjalankan Transaksi. Chiwa Pay bertindak sebagai pengendali data pribadi secara mandiri apabila menentukan tujuan dan cara pemrosesan untuk keamanan layanan, pencegahan penipuan, manajemen risiko, kepatuhan hukum, audit, dan penyelesaian sengketa.

  3. Ruang Lingkup Data yang Diproses

    Chiwa Pay dapat mengumpulkan dan memproses kategori data yang relevan dengan penyediaan layanan, termasuk namun tidak terbatas pada:

    Data Identitas dan Akun

    • Nama lengkap;
    • Nama usaha;
    • Alamat email;
    • Nomor telepon;
    • Alamat;
    • Nomor identitas;
    • Informasi badan usaha;
    • NPWP;
    • NIB;
    • Data penanggung jawab;
    • Informasi kepemilikan usaha;
    • Informasi penerima manfaat akhir (beneficial owner).

    Data Transaksi

    • Nomor referensi Transaksi;
    • Nominal Transaksi;
    • Status Transaksi;
    • Metode pembayaran;
    • Waktu Transaksi;
    • Informasi refund;
    • Informasi dispute;
    • Informasi chargeback;
    • Data Settlement;
    • Riwayat pencairan dana.

    Data Teknis dan Sistem

    • Alamat IP;
    • Informasi perangkat;
    • Browser dan sistem operasi;
    • Log aktivitas;
    • API request dan response;
    • Audit trail;
    • Metadata sistem;
    • Informasi integrasi;
    • Webhook log;
    • Informasi jaringan.

    Data Verifikasi dan Kepatuhan

    • Dokumen identitas;
    • Dokumen legal usaha;
    • Bukti alamat;
    • Data Rekening Pencairan;
    • Dokumen verifikasi tambahan;
    • Informasi yang diperlukan untuk proses kepatuhan, manajemen risiko, dan/atau investigasi.

    Data Pelanggan Merchant

    Dalam kondisi tertentu, Merchant dapat mengirimkan data Pelanggan kepada Chiwa Pay untuk pemrosesan pembayaran dan layanan terkait. Merchant bertanggung jawab memastikan data tersebut diperoleh dan digunakan secara sah, memiliki dasar pemrosesan yang sah, dan terbatas pada data yang diperlukan, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

    Sebagian data di atas, seperti nomor identitas dan data keuangan pribadi, dapat tergolong data pribadi yang bersifat spesifik menurut peraturan perundang-undangan. Data tersebut diproses dengan pelindungan yang sesuai dengan tingkat risikonya.

  4. Tujuan Pemrosesan Data

    Chiwa Pay memproses data untuk tujuan yang sah, spesifik, dan proporsional, termasuk:

    Penyediaan Layanan

    • Membuat dan mengelola akun;
    • Memverifikasi Merchant;
    • Memproses Transaksi;
    • Menjalankan Settlement;
    • Memproses pencairan dana;
    • Menyediakan dashboard dan API;
    • Memberikan dukungan Pengguna.

    Keamanan dan Pencegahan Risiko

    • Deteksi aktivitas mencurigakan;
    • Pencegahan fraud;
    • Pengelolaan risiko Transaksi;
    • Investigasi insiden keamanan;
    • Pemantauan penyalahgunaan layanan;
    • Perlindungan sistem dan infrastruktur.

    Kepatuhan Hukum

    • Pemenuhan kewajiban hukum;
    • Audit;
    • Pelaporan kepada regulator;
    • Pemenuhan permintaan pihak berwenang;
    • Pencegahan pencucian uang dan pendanaan terlarang;
    • Pemenuhan kewajiban kepatuhan lainnya.

    Pengembangan dan Peningkatan Layanan

    • Analisis performa layanan;
    • Pengembangan fitur baru;
    • Pengujian sistem;
    • Evaluasi pengalaman pengguna;
    • Peningkatan kualitas layanan.

    Komunikasi dan Operasional

    • Penyampaian pemberitahuan;
    • Informasi Transaksi;
    • Informasi keamanan;
    • Perubahan layanan;
    • Permintaan verifikasi;
    • Dukungan teknis dan operasional.

    Chiwa Pay tidak menggunakan data untuk tujuan yang tidak sesuai dengan tujuan pada saat data dikumpulkan, kecuali berdasarkan dasar pemrosesan yang sah dan, apabila diwajibkan, persetujuan Pengguna.

  5. Dasar Pemrosesan Data

    Pemrosesan data pribadi dilakukan berdasarkan satu dan/atau lebih dasar yang sah menurut peraturan perundang-undangan, termasuk:

    • Persetujuan yang sah dari pemilik data pribadi;
    • Pelaksanaan perjanjian dan/atau hubungan layanan dengan Pengguna;
    • Pemenuhan kewajiban hukum Chiwa Pay;
    • Kepentingan yang sah dalam menjaga keamanan, stabilitas, dan keberlangsungan layanan, dengan tetap memperhatikan keseimbangan terhadap hak pemilik data pribadi;
    • Dasar pemrosesan lain yang diizinkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

    Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, pemilik data pribadi dapat menarik persetujuan tersebut sebagaimana dijelaskan pada bagian Hak Pemilik Data Pribadi. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya.

  6. Pengungkapan dan Pembagian Data

    Chiwa Pay dapat mengungkapkan dan/atau membagikan data kepada pihak berikut, sebatas yang diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan ini dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku:

    Mitra Pemrosesan Pembayaran

    Termasuk bank, penyedia pembayaran, switching pembayaran, lembaga keuangan, dan mitra lain yang terlibat dalam pemrosesan Transaksi.

    Penyedia Infrastruktur dan Teknologi

    Termasuk penyedia cloud, pusat data, layanan keamanan, layanan komunikasi, layanan analitik, dan penyedia teknologi lain yang membantu penyelenggaraan layanan.

    Konsultan Profesional

    Termasuk auditor, penasihat hukum, konsultan kepatuhan, dan profesional lain yang terikat kewajiban kerahasiaan.

    Regulator dan Pihak Berwenang

    Apabila diwajibkan oleh hukum, peraturan, putusan pengadilan, permintaan regulator, dan/atau instruksi pihak berwenang yang sah.

    Transaksi Korporasi

    Dalam hal merger, akuisisi, restrukturisasi, investasi, pengalihan usaha, dan/atau transaksi korporasi lain yang sah. Penerima data wajib terikat pada pelindungan yang setidaknya setara dengan Kebijakan ini, dan Chiwa Pay akan memberitahukan Pengguna sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

    Chiwa Pay tidak menjual data pribadi Pengguna kepada pihak ketiga.

    Pihak penerima data diwajibkan menjaga kerahasiaan dan keamanan data sesuai ketentuan yang berlaku bagi mereka dan, sepanjang relevan, sesuai perjanjian dengan Chiwa Pay.

  7. Penyimpanan dan Retensi Data

    Chiwa Pay menyimpan data selama diperlukan untuk:

    • Menyediakan layanan;
    • Menjalankan hubungan kontraktual;
    • Menangani refund, dispute, dan chargeback;
    • Audit dan investigasi;
    • Keamanan sistem;
    • Pemenuhan kewajiban hukum;
    • Penyelesaian sengketa;
    • Kepatuhan terhadap ketentuan regulator dan mitra pembayaran.

    Data akun, profil Pengguna, data Merchant, dokumen verifikasi, catatan kontraktual, data Transaksi, Settlement, Pencairan Dana, refund, dispute, chargeback, dan audit disimpan selama hubungan layanan berlangsung dan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun setelah hubungan layanan berakhir atau kewajiban terkait diselesaikan, mana yang lebih akhir.

    Log keamanan, log akses, audit trail, dan catatan teknis disimpan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sejak dibuat. Ticket support dan komunikasi operasional rutin disimpan selama 2 (dua) tahun sejak ticket ditutup atau komunikasi selesai. Data analitik dan pengenal cookie non-esensial disimpan paling lama 24 (dua puluh empat) bulan, kecuali dikonfigurasi untuk jangka waktu yang lebih singkat.

    Catatan persetujuan, penolakan, dan preferensi privasi disimpan selama pemrosesan terkait berlangsung dan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun setelah pemrosesan tersebut berakhir untuk membuktikan kepatuhan. Data dapat disimpan lebih lama apabila diwajibkan oleh hukum, regulator, perintah pihak berwenang, legal hold, audit, investigasi, dan/atau penyelesaian sengketa.

    Setelah tujuan pemrosesan berakhir dan tidak terdapat kewajiban retensi yang berlaku, data akan dihapus, dianonimkan, dan/atau dibatasi pemrosesannya sesuai kebijakan retensi dan ketentuan hukum yang berlaku.

  8. Keamanan Data

    Chiwa Pay menerapkan langkah teknis, administratif, dan organisasi yang wajar dan sesuai dengan tingkat risiko untuk melindungi data dari:

    • Akses tanpa izin;
    • Pengungkapan yang tidak sah;
    • Kehilangan data;
    • Perubahan data yang tidak sah;
    • Penyalahgunaan data;
    • Gangguan keamanan lain.

    Langkah pengamanan dapat mencakup kontrol akses, enkripsi, pemantauan aktivitas sistem, audit keamanan, autentikasi berlapis, segmentasi sistem, pencatatan log, dan mekanisme pengamanan lain. Uraian lebih lanjut tersedia pada halaman Keamanan Chiwa Pay.

    Tidak ada sistem yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari risiko. Pengguna tetap bertanggung jawab menjaga keamanan akun, perangkat, password, OTP, API key, webhook secret, dan Kredensial lain yang berada dalam kendali Pengguna.

    Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, Chiwa Pay akan memberitahukan pemilik data pribadi yang terdampak dan/atau otoritas yang berwenang dalam jangka waktu dan dengan cara sebagaimana diwajibkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  9. Hak Pemilik Data Pribadi

    Sepanjang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, pemilik data pribadi dapat mengajukan permintaan untuk:

    • Memperoleh informasi mengenai pemrosesan data pribadinya;
    • Mengakses dan/atau memperoleh salinan data pribadi;
    • Memperbarui dan/atau memperbaiki data pribadi;
    • Menarik persetujuan yang sebelumnya diberikan;
    • Membatasi pemrosesan tertentu;
    • Meminta penghapusan dan/atau pemusnahan data pribadi;
    • Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan tertentu, termasuk pemrosesan berbasis keputusan otomatis yang berdampak hukum dan/atau signifikan.

    Permintaan diajukan melalui kanal pada bagian Kontak. Chiwa Pay dapat meminta informasi tambahan untuk memverifikasi identitas pemohon sebelum memproses permintaan.

    Setelah identitas pemohon dan kelengkapan permintaan terverifikasi, Chiwa Pay memberikan akses terhadap data pribadi dan rekam jejak pemrosesan serta melakukan pembaruan dan/atau perbaikan data paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan. Untuk permintaan hak lainnya, Chiwa Pay memberikan tanggapan awal paling lambat 5 (lima) Hari Kerja dan menyelesaikannya dalam jangka waktu yang diwajibkan hukum sesuai jenis dan kompleksitas permintaan.

    Permintaan dapat ditolak dan/atau dibatasi apabila Chiwa Pay diwajibkan menyimpan data untuk kepentingan hukum, kepatuhan, keamanan, audit, investigasi, penyelesaian sengketa, dan/atau alasan sah lain yang diizinkan peraturan perundang-undangan. Dalam hal demikian, Chiwa Pay akan menjelaskan dasar penolakan atau pembatasan tersebut sejauh diizinkan oleh hukum.

    Pemilik data pribadi yang berstatus Pelanggan Merchant dapat mengajukan permintaan melalui Merchant terkait dan/atau langsung kepada Chiwa Pay.

  10. Transfer Data

    Dalam rangka penyediaan layanan, data dapat diproses dan/atau disimpan pada sistem, infrastruktur, dan/atau penyedia layanan yang berlokasi di dalam maupun di luar wilayah Indonesia.

    Dalam hal terjadi transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia, Chiwa Pay akan memastikan bahwa negara tujuan memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi, dan/atau menerapkan pengamanan lain yang memadai sebagaimana dipersyaratkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk ketentuan sektor yang relevan bagi penyelenggara sistem elektronik dan layanan pembayaran.

  12. Pemrosesan Data Anak dan Pihak yang Tidak Cakap Hukum

    Layanan Chiwa Pay ditujukan bagi Pengguna yang cakap hukum menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Chiwa Pay tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak.

    Apabila Chiwa Pay mengetahui telah memproses data pribadi anak tanpa persetujuan orang tua dan/atau wali yang sah sebagaimana diwajibkan hukum, Chiwa Pay akan mengambil langkah yang wajar untuk menghapus data tersebut, kecuali terdapat kewajiban retensi berdasarkan peraturan perundang-undangan.

  13. Perubahan Kebijakan Privasi

    Chiwa Pay dapat memperbarui Kebijakan ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan layanan, teknologi, praktik operasional, kebutuhan bisnis, dan/atau ketentuan hukum yang berlaku.

    Versi terbaru dipublikasikan melalui website, dashboard, dan/atau kanal resmi lain. Tanggal publikasi dan riwayat dokumen dapat dilihat melalui fitur Lihat versi pada halaman ini. Perubahan material diberitahukan kepada Pengguna melalui email terdaftar dan/atau dashboard sebelum versi terbaru berlaku, dengan jangka waktu pemberitahuan yang selaras dengan Syarat dan Ketentuan.

    Apabila perubahan mengakibatkan pemrosesan baru yang memerlukan persetujuan, Chiwa Pay akan meminta persetujuan tersebut secara tersendiri. Penggunaan layanan setelah versi terbaru berlaku untuk perubahan yang tidak memerlukan persetujuan baru dianggap sebagai penerimaan atas Kebijakan yang diperbarui.

  14. Kontak

    Pertanyaan, permintaan penggunaan hak, dan/atau pengaduan terkait privasi dan pemrosesan data dapat disampaikan kepada PT Chiwa Lentera Nusantara melalui aplikasi support Chiwa Pay atau secara tertulis ke Chiwa Workspace, Baratan, Candibinangun, Kecamatan Pakem, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55582.

    Chiwa Pay akan berupaya meninjau dan menanggapi permintaan dalam Waktu yang Wajar sesuai kompleksitas kasus dan ketentuan hukum yang berlaku.

    Ketentuan ini tidak mengurangi hak pemilik data pribadi untuk mengajukan pengaduan kepada otoritas yang berwenang menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.